MS Excel. Простые советы
В работе многие из нас используют Excel почти также часто, как и Word. При этом, недра Word, в целом, каждый уже знает вдоль и поперек, а вот Excel для некоторых до сих пор просто бесконечная таблица (не бесконечная), в которую можно набросать простых формул и «растянуть» как следует, в особой ситуации – создать диаграмму, забрать полученное «добро» и закрыть от греха подальше.
Для тех, кто до сих пор использует Excel как простой калькулятор с бессменным именем «Книга 1», можно привести несколько кратких причин, почему стоит сохранять файл Excel практически к каждой работе, в которой Вы использовали «книгу»:
1. Вопросы от преподавателя или от заказчика в духе «А где Вы взяли эти цифры? А как Вы это посчитали?». Без сохраненного файла, лично я не отвечу на этот вопрос уже спустя пару дней после сдачи работы. Иногда заказчик может прийти с таким вопросом спустя месяц, два, три. Ответ займет пару минут, если у Вас просто всё осталось лежать в нужном файле, или пару часов – пока Вы найдете это место в работе, вспомните, что за цифра и из чего она тут считается.
2. «Мой преподаватель не верит, что я это посчитал». Иногда за этим может последовать прямая просьба дать файл с расчетами. Да, казалось бы, это не Ваша вина и на дополнительный файл вы не договаривались, а вот вроде бы сохранили это сто лет назад, просто скинули заказчику и все счастливы.
3. «Вот тут в таблице измените вот эти данные на эти и сократите данные о популяции кенгуру в два раза» или «В диаграммах на рисунках с 1-666 преподаватель хочет, чтоб все легенды были напечатаны с маленькой/большой/жирной/кривой буквы, и цифры чтоб были не в тысячах, а в миллионах, а там нужно добавить дополнительно динамику не с 2010 года, а с 10 д.н.э.» Одно дело переписать данные в таблицах, связанных с уже существующими диаграммами в работе и всё обновится, другое – создавать их заново по той или иной причине.
4. Можно создавать и сохранять полезные шаблоны (бенчмаркинг, SWOT с расчетом, анализ статистики, инвестиционный анализ из миллиарда формул статических и динамических методов и т.д. и т.п.), которые можно будет просто открывать в будущем и использовать для других работ, где потребуется применение тех же методов. Экономия Вашего времени не в ущерб качеству работы.
Собственно, с причинами разобрались. Теперь перейдем к «фишкам», которые могут оказаться полезными для Вас.
1. Перепривязать Excel к Word. Надеюсь, все умеют, НО:
Файл -> Сведения -> Изменить связи с файлами (справа внизу).
2. «Скрыть лист со скелетами»
Иногда, как я уже писал выше, заказчик может попросить файл Excel с расчетами для преподавателя. Такое встречается не очень часто, но никто не застрахован. И тут, вроде бы и хочется помочь, а вроде бы там местами то, что «неприлично показывать людям» (может быть, разноцветный бардак в файле иногда устраиваю только я, но вдруг).
Нажмите ALT+F11, -> Слева появится вытянутое окно -> в верхней части окна выберите номер листа, который хотите скрыть. В нижней части в самом конце списка найдите свойство «Visible» и сделайте его «xlSheetVeryHidden». Теперь об этом листе НИКТО не узнает.
3. Быстрая навигация
Иногда лист в Excel становится слишком длинным. Нажимая «Ctrl + стрелка», можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, «Ctrl + вниз» перенесет курсор в нижнюю часть листа.
Навигация между листами - Ctrl-PgUp/Ctrl-PgDown
4. Строки в столбцы, столбцы в строки
Для быстрого транспонирования в Excel есть специальная вставка. Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку
5. Информация с нулями в начале
Excel просто обожает решать сам как нужно отображать то, что Вы ввели. Так, например, если ввести в Excel число 000123,программа автоматически превратит его в 123. Если нужно оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’» и Excel больше не будет брыкаться.